La gestione societaria alligna su regole composite, la cui genealogia spesso sottende partenogenesi abnormi. E così, accanto a coloro che sono stati immessi, nelle forme stabilite dalla legge, all’interno delle funzioni di amministratore, si affiancano come in una sorta di occulto parallelismo, coloro che si sono ingeriti nella gestione della società senza aver ricevuto da parte dell’assemblea alcuna investitura, neppure irregolare od implicita.

La figura dell’amministratore di fatto deve essere individuata attraverso i c.d. “elementi sintomatici di gestione” della società. I compiti demandati a coloro che rivestono le cariche formali risultano alternativamente o cumulativamente, in primis nel compimento delle operazioni necessarie per l’attuazione dell’oggetto sociale, nonché nell’esame dei piani strategici, industriali e finanziari.

Nell’ipotesi che l’ente societario sia una società a responsabilità limitata, la disposizione di riferimento è costituita dall’art. 2475 c.c. che all’ultimo comma richiama la disposizione di cui all’art. 2381 c.c. Di conseguenza, onde stabilire se si sia in presenza di un amministratore di fatto, sarà necessaria la previa verifica se il soggetto estraneo si sia inserito nella gestione della società procedendo allo svolgimento dei compiti degli amministratori, così come descritti dalle corrispondenti norme civilistiche.

La forma più evidente di intromissione si configura allorquando l’amministratore di fatto agisce in modo diretto nel perseguimento dell’oggetto sociale dell’impresa, intrattenendo rapporti sia con i clienti, con i fornitori, con i dipendenti. Infine, possono essere ritenuti elementi indizianti ed altamente significativi della presenza di un amministratore di fatto circostanze quali la costante assenza dell’amministratore di diritto nonché la mancanza di qualsivoglia cognizione professionale per l’esercizio della funzione da parte dell’amministratore di diritto (Cass. Pen., Sez. V, 17 giugno 2016, n. 41793).

Alla luce di questi presupposti, l’attività di amministratore di fatto necessita di essere tradotta necessariamente nel compimento di atti concreti attraverso i quali un soggetto privo di nomina regolare interferisce, si sovrappone e si sostituisce alla volontà dell’organo competente influendo sull’andamento della società.

Ai fini probatori, il relativo corredo diretto a soddisfare i suddetti requisiti può derivare così come da documenti aziendali o testimonianze dei dipendenti o rapporti con fornitori e clienti, purché e nonostante la mancanza di un’investitura da parte della società, vi sia la prova che le funzioni gestorie, svolte appunto in via di fatto, si concretino in atti che, per la loro natura e non occasionalità, risultino sintomatici dell’assunzione di quelle funzioni.

Più in particolare, ai fini del riconoscimento della qualifica di amministratore di fatto, la prova della ritenuta funzione gestoria, esercitata da parte di un soggetto non formalmente investito di tale carica, si traduce nell’accertamento di elementi sintomatici dell’inserimento organico di tale soggetto in qualunque settore gestionale dell’attività economica, sia esso aziendale, produttivo, amministrativo, contrattuale o disciplinare (Cassazione penale sez. V, 28 febbraio 2024, n. 16414). 

La norma di riferimento è l’art. 2639 c.c. (estensione delle qualifiche soggettive), la quale postula un esercizio continuativo e significativo anche solo di taluno dei poteri tipici inerenti quella funzione, purché l’attività gestoria, svolta in modo non episodico od occasionale sia apprezzabile (cfr. Cassazione penale sez. III, 14 gennaio 2025, n. 9130, nonché Cass. pen., Sez. V, 25 giugno 2024, n. 36582 a tenore della quale la posizione dell’amministratore di fatto va individuata con riferimento alle disposizioni civilistiche che, regolando le attribuzioni dell’amministratore di diritto, costituiscono la parte precettiva di norme sanzionate dalla legge penale (Cass. pen., Sez. V, 25 giugno 2024, n. 36582).

Gli indici sostanziali di qualificazione escogitati dal Tribunale di Ancona 

Lo spettro delle suddette regole pretorie aleggia icasticamente nella vertenza esaminata dal giudice marchigiano il cui vaglio ha dato luogo alla massima secondo cui ai fini della corretta individuazione dell’amministrazione di fatto di una società è sufficiente l’accertamento del suo inserimento nella gestione dell’impresa, desumibile dalle direttive impartite e dal condizionamento delle scelte operative della società.

Ne consegue che i responsabili della violazione delle norme poste a presidio della corretta gestione della società non vanno individuati sulla base della loro qualificazione formale, quanto piuttosto per il contenuto delle funzioni dai medesimi concretamente esercitate.

Questa significativa presa d’atto risulta altresì confermata dalla correlativa giurisprudenza amministrativa, ed in particolare del Consiglio di Stato che di recente (sentenza 4863 del 2025), accogliendo l’appello, dichiara di riformare la pronuncia di primo grado che aveva disposto l’annullamento dell’aggiudicazione perché aveva ritenuto l’impresa aggiudicataria manchevole di affidabilità in quanto uno dei suoi ex amministratori (di fatto), estromesso dall’amministrazione dell’impresa prima della scadenza del termine di presentazione dell’offerta, era stato destinatario di una misura interdittiva.

Il focus della pronuncia prende avvio dal chiarimento fornito in merito alla nozione di amministratore di fatto ed i metodi di accertamento della stazione appaltante.

Continuando a prendere le mosse dal cit. art. 2639 c.c., ai fini del riconoscimento della qualifica di amministratore di fatto, la prova della ritenuta funzione gestoria, esercitata da parte di un soggetto non formalmente investito di tale carica, si traduce nell’accertamento di elementi sintomatici dell’inserimento organico di tale soggetto in qualunque settore gestionale dell’attività. Ne consegue che l’amministratore di fatto postula l’esercizio continuativo e significativo anche solo di taluno dei poteri tipici inerenti quella funzione.

Si conferma pertanto che l’amministratore di fatto si individua attraverso l’effettivo esercizio dei poteri tipici inerenti alla relativa funzione, sicché a seguito di quanto precedente individuato, da parte di una stazione appaltante si potrà identificare tale figura soltanto attraverso l’analisi degli atti di gestione in concreto svolti dal soggetto agente e quindi stabilire se questi ha rivestito di fatto la funzione di amministratore della società.

In definitiva si conferma l’obiter dictum ai sensi del quale la forma più evidente di intromissione avviene nel momento in cui l’amministratore di fatto agisce in modo diretto nel perseguimento dell’oggetto sociale dell’impresa, intrattenendo così rapporti con i clienti, con i fornitori e con i dipendenti.

Quando la gestione effettiva della società si sposta, anche solo in parte, fuori dall’organo formalmente investito, il problema non è più soltanto ricostruttivo, ma diventa immediatamente un tema di responsabilità, affidabilità e tenuta dell’assetto di governance.
In questi passaggi, la forma non basta: occorre leggere i fatti, qualificare correttamente i ruoli sostanziali e misurare le relative implicazioni sul piano societario, contenzioso e amministrativo.

P&S Legal assiste imprese, soci, organi sociali e operatori economici nell’analisi delle responsabilità gestorie, nella ricostruzione delle funzioni effettivamente esercitate e nella definizione della strategia giuridica più coerente nei contesti societari più esposti.