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dispositivi medici e compliance aziendale

Dispositivi medici e Compliance aziendale

Life ScienceNovembre 30, 2020

Una quantità eccessiva di cambiamenti normativi

Il settore delle scienze della vita (life science) sta attraversando un periodo di cambiamenti normativi senza precedenti, che interessano le organizzazioni che si occupano di prodotti farmaceutici, dispositivi medici e diagnostica in vitro.

Spinti dalla necessità di rafforzare la piattaforma normativa in tutta l’Unione Europea (UE) che mira a garantire meglio la sicurezza dei pazienti, le nuove normative stanno cercando di armonizzare e semplificare le regole migliorando la trasparenza e la tracciabilità dei prodotti, richieste dai pazienti e dal pubblico.

È importante che le aziende produttrici di dispositivi medici si preparino in modo proattivo a questi cambiamenti, poiché il loro impatto potrebbe essere significativo. Tra questi vi sono gli impatti sul loro flusso di ricavi attuali e futuri, soprattutto perché potrebbero essere necessari investimenti interni per prepararsi a questi cambiamenti; sulla priorità degli sforzi all’interno dell’organizzazione; e sui processi interni in termini di operazioni e di immissione sul mercato di un prodotto.

Contesto

l 5 aprile 2017 il Parlamento Europeo ha approvato i due nuovi regolamenti UE relativi ai dispositivi medici:

  • Regolamento (UE) 2017/745 relativo ai dispositivi medici (MDR);
  • Regolamento (UE) 2017/746 relativo ai dispositivi medico-diagnostici in vitro (IVDR).

I nuovi regolamenti sono entrati in vigore il 26.05.2017 e saranno applicati con termini transitori scaglionati, da 6 mesi a 5 anni, nella primavera 2021 (MDR) e nella primavera 2022 (IVDR).

Questi regolamenti sostituiscono le direttive sui dispositivi medici attualmente in vigore:

  • Direttiva relativa ai dispositivi medici impiantabili attivi 90/385/CEE (AIMD);
  • Direttiva concernente i dispositivi medici 93/42/CEE (MDD);
  • Direttiva relativa ai dispositivi medico-diagnostici in vitro 98/79/CEE (IVDD).

L’obiettivo di queste nuove normative è quello di garantire che i prodotti siano efficaci e sicuri e che possano essere commercializzati liberamente ed equamente in tutta l’UE. Le norme esistenti che attualmente disciplinano i dispositivi medici risalgono agli anni ’90 e non hanno tenuto il passo con le importanti innovazioni tecnologiche e scientifiche.

Una serie di recenti incidenti di alto profilo, come le protesi d’anca e la crisi delle protesi mammarie, hanno evidenziato l’urgente necessità di migliorare gli standard, i processi e le procedure e hanno agito da catalizzatori per la riforma.

Queste nuove normative si sono sviluppate nell’ultimo decennio e i benefici delle riforme saranno realizzati dai pazienti, dagli operatori sanitari, dai produttori e consentiranno alle autorità di regolamentazione nazionali di avere un controllo e una supervisione molto maggiore degli Organismi Notificati e dell’industria dei dispositivi medici.

Il nuovo regolamento MDR dell’UE mira a creare un nuovo e migliore panorama per l’industria dei dispositivi medici, con le seguenti nuove linee guida:

  • Tutti i dispositivi medici dovranno essere sottoposti a una valutazione indipendente della sicurezza e delle prestazioni prima di poter essere commercializzati nell’UE;
  • Ci sarà una maggiore trasparenza delle informazioni sui benefici per i pazienti, sui rischi residui, e sarà necessaria una valutazione approfondita del rapporto rischio/beneficio complessivo;
  • Ci saranno regole più chiare per consentire la standardizzazione e sostenere un commercio più semplice e meno complesso tra gli Stati membri dell’UE; quelli che non si adegueranno saranno penalizzati;
  • Le nuove regole sostengono l’innovazione orientata al paziente e tengono particolarmente
  • conto delle esigenze specifiche dei molti piccoli e medi produttori del settore;
  • L’MDR dell’UE attribuirà ulteriori responsabilità agli “Organismi notificati”, ovvero a quei terzi indipendenti che eseguono valutazioni di conformità per dispositivi a medio e alto rischio. Gli organismi notificati saranno soggetti a un maggiore controllo da parte delle autorità competenti e dovranno essere designati nell’ambito dell’MDR dell’UE, con un processo di designazione coordinato a livello europeo.

Per soddisfare la nuova visione MDR dell’UE, le organizzazioni dovranno adottare un approccio strutturato e ben gestito, a seconda del set di prodotti.

Mitigare l’impatto del Regolamento MDR

Gli impatti combinati delle norme MDR dell’UE sono significativi per un’azienda di dispositivi medici da un punto di vista commerciale, di investimento, di R&S, di processo e organizzativo. La conformità richiederà un approccio a livello aziendale, mettendo insieme un team di governance e di programmi multidisciplinare e interfunzionale. Affrontare queste nuove normative in modo rigido e funzionale non funzionerà e la leadership della C-suite deve essere pienamente consapevole dei cambiamenti che la normativa MDR dell’UE richiederà.

Gli impatti potrebbero addirittura alterare drasticamente la composizione dei portafogli aziendali di domani, con un costo di conformità che potrebbe essere di svariati milioni di euro. L’MDR dell’UE potrebbe, in ultima analisi, costringere le organizzazioni a valutare se il ritorno dell’investimento è sufficiente per rendere redditizio un prodotto.

L’impegno richiesto dai cambiamenti potrebbe in realtà costringere le aziende a cedere i prodotti, portando a un aumento dell’attività di fusione e acquisizione sul mercato. E se i requisiti non sono soddisfatti entro i tempi stabiliti, potrebbe significare il ritiro di un prodotto dal mercato.

Il nuovo regolamento avrà un impatto anche su alcuni dispositivi, soprattutto quelli che rientrano nella classe III ad assorbimento sistemico, classe IIa (dispositivi utilizzati sulla pelle), classe IIb di default, altri impatti di classe II (ora aggiunti nella classe III come da regola 8) e software (questo non è più un dispositivo attivo).

Che cos’è la conformità al Regolamento MDR

Per ottenere l’approvazione regolamentare di qualsiasi dispositivo medico sarà necessario che i produttori dimostrino la conformità MDR dei dispositivi che producono, nonché quella dei sistemi e dei processi che valutano e documentano le prestazioni del dispositivo dopo la sua immissione sul mercato.

La conformità all’MDR si ottiene dimostrando la conformità a tutti i requisiti pertinenti dell’MDR. In generale, questi requisiti includono:

  • Sviluppo di un dispositivo medico secondo i processi di sicurezza e qualità stabiliti;
  • Dimostrare la conformità ai Requisiti Generali di Sicurezza e di Prestazione (General Safety and Performance Requirements, GSPR) dell’allegato I al Regolamento MDR;
  • Produrre un dossier di documenti tecnici secondo i requisiti dell’allegato II e dell’allegato III e garantire che il contenuto di tali documenti sia correttamente strutturato e che tutte le rivendicazioni siano comprovate;
  • Pianificare, documentare, implementare e mantenere un Sistema di Gestione della Qualità (SGQ o Quality Management System, QMS) e di Sorveglianza Post-Mercato (Post Market Surveillance, PMS);
  • Documentare e implementare un processo di gestione del rischio.
  • Effettuare una Valutazione Clinica di ogni dispositivo medico e documentare la valutazione in un Rapporto di Valutazione Clinica (Clinical Evaluation Report, CER).
  • Avere un Soggetto Responsabile della Conformità Normativa sia all’interno dell’organizzazione che permanentemente a sua disposizione.

Le regole per la valutazione della conformità MDR si differenziano a seconda della classe di rischio del dispositivo. Per i dispositivi di classe IIa, IIb e III, un organismo notificato sarà tenuto a effettuare una valutazione del dispositivo, dei relativi fascicoli tecnici e dei sistemi di sorveglianza, qualità e gestione del rischio per determinare se la conformità MDR è stata raggiunta. Sebbene i dispositivi di classe I non richiedano normalmente il coinvolgimento di un organismo notificato, è comunque necessario produrre i fascicoli tecnici e sviluppare adeguati sistemi di qualità, di gestione del rischio e di sorveglianza post-commercializzazione (PMS) per monitorare le prestazioni del dispositivo.

La conformità MDR è dimostrata dall’applicazione di un marchio CE, auto-applicato nel caso di dispositivi di classe I, o in seguito al ricevimento di un certificato di conformità da parte di un organismo notificato per dispositivi appartenenti ad altre classi di rischio. 

Come ottenere la conformità al Regolamento MDR

Il modo più efficace per ottenere la conformità MDR è in due fasi:

  1. Comprendere l’MDR in dettaglio;
  2. Applicare tale comprensione per costruire un quadro di riferimento conforme ai requisiti.

È quasi impossibile ottenere la conformità MDR senza una comprensione dettagliata dell’MDR stesso. Una volta che una solida comprensione è stata stabilita, la costruzione di un quadro di riferimento conforme diventa molto più raggiungibile.

Fase 1 – Comprendere in dettaglio la disciplina MDR dell’UE

Il testo dell’MDR delinea tutte le regole e i requisiti che le autorità di regolamentazione applicheranno per valutare ogni presentazione di un dispositivo medico.

Il Regolamento 2017/745, comunemente noto come MDR, è un’ampia legislazione che rappresenta la più grande revisione della regolamentazione dei dispositivi medici degli ultimi decenni. Ora prevista per la piena attuazione nel 2021, la MDR dell’UE sostituirà la Direttiva sui dispositivi medici MDD 93/42/CE e introdurrà una vasta gamma di cambiamenti nel modo in cui i dispositivi medici sono regolamentati in Europa.

L’MDR descrive un ambiente normativo dettagliato che delinea norme e regolamenti per tutti gli aspetti dello sviluppo, della commercializzazione e del monitoraggio delle prestazioni dei dispositivi medici. È quindi essenziale che i produttori di dispositivi medici sviluppino una comprensione dettagliata dell’MDR o rischiano di non soddisfare i requisiti.

L’MDR introduce una serie di cambiamenti che comportano un onere maggiore per i produttori in molti settori, tra cui:

  • Una definizione più ampia del termine “dispositivo medico” – Il campo di applicazione dell’MDR è più ampio di quello dell’MDD, il che significa che alcuni produttori di prodotti, come quelli che producono applicazioni mediche o nanomateriali, sono soggetti per la prima volta alla legislazione sui dispositivi medici.
  • Un requisito molto più elevato per i dati clinici – Ciò include la necessità di studi a sostegno di ogni affermazione fatta su un dispositivo, insieme a Real World Evidence (RWE) per dimostrare che i dispositivi funzionano in modo sicuro ed efficace nelle mani del c.d. “utente normale” al di fuori dell’ambiente artificiale degli studi clinici.
  • Limitazioni sul concetto di equivalenza – In base alla MDD era possibile per i produttori affermare che il loro dispositivo era “equivalente” a un dispositivo correlato già approvato per la vendita; potevano quindi “sfruttare” le prove cliniche di quel dispositivo equivalente senza doverne produrre uno proprio. Con l’introduzione del nuovo Regolamento MDR, la possibilità di farlo è stata notevolmente limitata.

È inoltre importante tenersi aggiornati con le norme armonizzate, come le norme ISO, la cui osservanza porterà ad una presunzione di conformità con l’MDR in quel settore. Inoltre, le varie linee guida MedDev forniscono una guida per strutturare ed eseguire una serie di attività di conformità all’MDR.

Le aree chiave influenzate maggiormente dai requisiti funzionali del Regolamento MDR possono essere sintetizzate nelle seguenti:

  • Catena di fornitura;
  • Requisiti per le prove cliniche;
  • Certificazione SGQ ISO 13485;
  • Revisione del SGQ;
  • Sicurezza del prodotto e PMS;

Per quanto riguarda, in particolare, i Sistemi di Gestione della Qualità (SGQ), i produttori di dispositivi medici sono tenuti a stabilire, documentare, implementare e mantenere un sistema di gestione della qualità per mantenere la conformità e la qualità dei prodotti e per ottenere la conformità alle disposizioni delle nuove normative.

Per ottenere la marcatura CE per un dispositivo medico, i produttori sono tenuti a presentare la documentazione sul SGQ per la valutazione della conformità da parte degli Organismi Notificati, oltre ad altri documenti tecnici, a seconda del percorso scelto.

Sebbene l’ISO 13485 non sia un requisito normativo ai sensi della direttiva UE sui dispositivi medici, è riconosciuto come uno standard armonizzato a livello internazionale per la progettazione di un SGQ per dispositivi medici. Ciò fornisce un quadro di riferimento per affrontare le responsabilità di gestione, migliorare l’efficacia dei processi e promuovere la conformità e la qualità dei prodotti e la sicurezza dei pazienti.

Una nuova versione della ISO 13485 è stata pubblicata nell’aprile 2016. Le principali modifiche al nuovo standard includono:

  • Maggiore enfasi sulle responsabilità e sull’impegno dei membri della direzione;
  • Aumento dei controlli sui fornitori e sulle attività in outsourcing;
  • La necessità di un approccio ai processi del SGQ basato sul rischio; e
  • Un’enfasi sulla gestione del rischio durante tutto il ciclo di vita del prodotto.

Il SGQ deve essere conforme alle normative in evoluzione per garantire che i processi e le procedure soddisfino le aspettative di conformità. Deve inoltre essere progettato per mantenere e sostenere la qualità a breve e lungo termine in tutti i processi MDR.

Oltre a sviluppare una strategia per il rispetto delle normative, il SGQ dovrebbe incoraggiare la qualità al di là della conformità. Ciò significa progettare processi per facilitare l’efficacia del processo decisionale e fungere da strumenti utilizzati per migliorare la qualità dei dispositivi, la sicurezza dei pazienti, il miglioramento dei risultati e la soddisfazione del cliente. Il nuovo Regolamento guiderà i cambiamenti in tutti gli elementi del programma di qualità, compresi i piani di qualità, i manuali di qualità e i registri di qualità. Sarà importante mantenere uno stretto coordinamento tra le modifiche per favorire la coerenza tra i documenti, eliminare le ridondanze e responsabilizzare le persone responsabili in ogni fase del ciclo di vita del prodotto.

Le aziende devono comprendere l’interconnessione di tutti i documenti del sistema di qualità (Standard Operating Procedure – SOP, corsi di formazione, istruzioni di lavoro, aiuti al lavoro). Si raccomanda vivamente di creare una struttura di gestione del progetto che gestisca gli aggiornamenti delle SOP e i piani per l’impatto sull’intero sistema di qualità. Dovrebbe essere condotta un’analisi dell’attuale SGQ rispetto ai requisiti futuri sulla base della nuova ISO 13485 e delle nuove normative sui dispositivi medici, valutando l’impatto che le nuove normative avranno sugli attuali processi aziendali attraverso la R&S.

Ad esempio, sarà necessario un processo per la pianificazione, la preparazione e l’invio di ciascuno dei file tecnici, compresi il rapporto di valutazione clinica, i rapporti di monitoraggio delle reazioni (RMR), i piani di gestione del rischio (RMP), i piani di sorveglianza post-commercializzazione (PMS), i rapporti periodici di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR) e il riepilogo delle prestazioni cliniche e di sicurezza.

Dovranno essere pianificate sessioni di implementazione e formazione per questi processi nuovi e/o rivisti. Ciò richiederà un notevole sforzo e risorse per garantire una transizione senza intoppi e una puntuale conformità al Regolamento MDR.

Date le numerose modifiche che dovranno essere apportate ai sistemi di qualità per conformarsi al nuovo MDR, così come alla norma ISO 13485:2016, le aziende dovrebbero considerare i cambiamenti come un’opportunità per passare a uno stato di “Qualità oltre la conformità”.

Secondo il nuovo paradigma normativo, la qualità non può più essere vista isolatamente e deve essere integrata sia nel ciclo di vita del prodotto che nell’organizzazione. Inoltre, questi cambiamenti, se correttamente implementati, possono consentire alle aziende di estrarre un reale valore commerciale dal SGQ e dalle metriche da esso derivate.

Ciò potrebbe consentire alla qualità di diventare un vero e proprio partner di business – non solo migliorando la qualità dei prodotti, ma anche aumentando la soddisfazione dei clienti e incidendo positivamente sui profitti.

Fase 2 – Applicare la vostra comprensione per costruire un quadro di conformità MDR

Una conoscenza approfondita dell’MDR consente di utilizzare le informazioni contenute nel Regolamento, insieme alle indicazioni delle norme armonizzate e delle linee guida MedDev, per iniziare a costruire sistemi e processi conformi all’MDR. Molti processi che raggiungono la conformità MDR seguono la stessa struttura, vale a dire:

  • Progettazione;
  • Documentazione;
  • Implementazione;
  • Mantenimento;
  • Aggiornamento;
  • Miglioramento continuo.

L’applicazione di questo processo ai Sistemi di Gestione della Qualità, ai Sistemi di Sorveglianza Post- Market, ai processi di Gestione del Rischio e alla Valutazione Clinica contribuirà a garantire che le informazioni raccolte durante la fase di “Implementazione” vengano elaborate nuovamente nella progettazione dei sistemi e che si risponda in modo appropriato.

Anche con una conoscenza approfondita dell’MDR, i sistemi di costruzione conformi possono essere impegnativi. Ad esempio, la dimostrazione della conformità ai GSPR, lo sviluppo di procedure PMCF (Post-Market Clinical Follow-up) all’interno di un sistema SGQ e l’esecuzione di una valutazione clinica comportano tutti la progettazione, la documentazione, l’implementazione e la conduzione di indagini cliniche.

L’esecuzione e l’interpretazione delle indagini cliniche richiede una conoscenza medica che molte aziende produttrici di dispositivi medici non hanno a disposizione all’interno dell’azienda.

Prove cliniche

L’evidenza clinica ha assunto un’importanza ancora maggiore nel dimostrare la sicurezza e le prestazioni dei dispositivi sotto l’MDR rispetto alla MDD. La conformità all’MDR richiederà un portfolio completo di prove cliniche che dimostri:

  • Sicurezza ed efficacia per ogni singola indicazione nell’uso normale;
  • Conformità ai requisiti generali di sicurezza e prestazioni dell’Allegato I;
  • Una valutazione clinica approfondita che tenga conto di tutte le prove cliniche rilevanti, sia favorevoli che sfavorevoli;
  • Accettabilità del rapporto beneficio-rischio;
  • Livelli accettabili di effetti collaterali ed eventi avversi;
  • Risposte adeguate a incidenti gravi.

Per il soddisfacimento di questi requisiti sarà necessario:

  • Eseguire revisioni della letteratura, criticare le fonti e svolgere un’analisi scientifica e un rapporto sui risultati;
  • Progettare indagini cliniche in linea con la Buona Pratica Medica, l’Allegato XV MDR e il GDPR;
  • Applicare diversi tipi di indagine clinica a diversi scopi;
  • Capire come lavorare con i siti clinici per migliorare la conformità della raccolta dati;
  • Garantire il rispetto dei requisiti per il consenso del paziente e l’approvazione etica;
  • Implementare sistemi di vigilanza ben strutturati e applicare un’interpretazione medica dei risultati.

Inoltre, il personale normativo (da non limitare al c.d. Ufficio Legale interno) deve avere un buon rapporto di lavoro con i reparti di marketing e il personale di vendita, poiché tutte le richieste promozionali fatte dal produttore devono essere supportate da prove cliniche.

Non basta limitarsi a produrre prove cliniche; anche i metodi con cui tali prove vengono prodotte devono essere conformi alle aspettative. Le indagini cliniche devono ridurre al minimo il potenziale di distorsione, essere adeguatamente alimentate, rappresentare la popolazione normalmente soggetta al dispositivo e utilizzare metodi appropriati di analisi statistica nell’interpretazione e nell’applicazione dei risultati.

I metodi devono essere delineati in una serie di documenti tecnici che devono essere sottoposti al controllo regolamentare. L’Allegato XV del Regolamento MDR sottolinea che la documentazione necessaria include un Piano di Indagine Clinica e la brochure dello sperimentatore per ogni indagine clinica, oltre a qualsiasi altra informazione ritenuta necessaria per garantire la corretta conduzione dello studio e la validità scientifica dei risultati.

Dovrebbe essere chiaro che progettare indagini cliniche destinate a far parte di qualsiasi strategia di conformità MDR è un compito specialistico che richiede una vasta esperienza clinica, normativa, legale e nel settore dei dispositivi medici.

Molte aziende non riusciranno a produrre prove cliniche dello standard richiesto perché non hanno accesso a tali competenze all’interno dell’azienda, minacciando lo stato di approvazione normativa dei loro prodotti.

In che modo la necessità di dimostrare la conformità al Regolamento MDR influisce oggi sul settore

Sebbene l’MDR non sia ancora in vigore a pieno regime, molti produttori di tutti i settori dell’industria si trovano ad affrontare sfide per soddisfare i requisiti per la conformità al Regolamento MDR. Il rispetto dei suoi requisiti in tempo, richiederà a molti produttori di attuare nuove politiche e strategie, con largo anticipo rispetto alla scadenza:

  • Il rispetto dei requisiti per la conformità MDR entro la scadenza del 2021 richiederà una pianificazione anticipata al fine di garantire che le prove siano pronte per la presentazione in tempo;
  • Le rivendicazioni di equivalenza a lungo termine potrebbero non essere più valide, il che significa che, in molti casi, sarà necessario produrre da zero nuovi portfolio di prove;
  • La necessità di dimostrare ogni indicazione medica sta ponendo enormi esigenze ai sistemi di generazione di prove che dovranno essere ampliati o riprogettati per soddisfare le esigenze.

Si stima che quasi l’80% delle aziende europee di dispositivi medici non abbia ancora una strategia normativa sufficiente per la conformità al Regolamento MDR. Ciò evidenzia sia il basso livello di comprensione sia il basso livello di preparazione verso la conformità MDR all’interno del settore. Molti produttori, senza un cambiamento di approccio, corrono il rischio reale che l’approvazione normativa venga rimossa per i loro prodotti dopo la scadenza del 2021.

Il livello di tempo e di sforzo necessario per definire la strategia e la pianificazione per l’attuazione di queste norme non è da sottovalutare. Al fine di valutare l’impatto di questi cambiamenti sul business e sui suoi modelli operativi commerciali e di R&S, le organizzazioni dovranno costruire un solido business case e forti capacità di gestione dei progetti con un’efficace gestione interfunzionale degli stakeholders.

Al fine di sviluppare la strategia di regolamentazione per l’attuazione dell’MDR, sarà fondamentale una sequenza coerente di attività. Ciò comporterà un approccio multilivello: valutazione d’impatto ad alto livello, pianificazione, attuazione e allineamento organizzativo, comunicazione e realizzazione dei benefici. Sebbene il processo sia un programma standard di gestione dei progetti e di trasformazione aziendale, offre l’opportunità di andare oltre la conformità e di prendere decisioni sull’attuale portafoglio di prodotti di un’azienda.

La comprensione dei requisiti MDR dell’UE sarà fondamentale per la capacità di sviluppare un piano di implementazione che garantisca la continua conformità normativa. Ancora più importante, faciliterà la capacità di fornire al mercato dell’UE dispositivi medici sicuri che funzionino come previsto.

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